1) Configurons OHADA
Notions
Lorsque l’on commence avec un nouveau fichier comptable dans Banana, le tableau des Comptes est vide. Il faut donc configurer les comptes. Dans notre cas, nous allons configurer les comptes du plan comptable OHADA, qui est utilisé pour la comptabilité en République Démocratique du Congo et dans plusieurs pays africains.
Sections
Ici, nous insérons des codes qui, dans le bilan formaté par groupes, permettent d’imprimer seulement des parties déterminées du plan de comptes.
Groupes
Le code qui définit qu’une ligne est une ligne de groupe est indiqué ici. Le code du groupe est ensuite inséré dans la colonne GR pour indiquer la totalisation d’un compte ou d’un groupe.
Compte
On y insère le numéro de compte, le centre de coût ou le segment.
Libellé
Un texte pour indiquer le nom du compte, du groupe ou de la section.
BClasse
On y indique si le compte est : 1 = Actifs, 2 = Passifs, 3 = Charges, 4 = Produits.
Gr (Totaliser dans…)
On y indique le code d’un groupe afin que le programme puisse totaliser cette ligne dans le groupe.
Gr1 et Gr2
Des codes de regroupement supplémentaires, à utiliser avec les fichiers de rapports externes.
Solde d’ouverture
Le solde du compte au début de l’année est inséré. Les montants en crédit doivent être insérés précédés du signe moins (-). Les totaux des montants en débit (en positif) et ceux en crédit (en négatif) doivent aboutir à zéro. Une différence est indiquée dans la fenêtre d’information si les soldes d’ouverture ne sont pas en équilibre.
S’il y a des comptes ajoutés ou collés et que la différence n’est pas exacte, il faut recontrôler la comptabilité (Maj. + F9).
EXERCICE :
Configurons les comptes du plan comptable OHADA, qui est utilisé pour la comptabilité en République Démocratique du Congo et dans plusieurs pays africains.
Lors de la configuration, nous devons placer les comptes de bilan entre eux, ainsi que ceux de résultats.
Rendons-nous dans la colonne section, première ligne, puis double-cliquons dans cette cellule que nous aurions pu appeler A1 si nous étions dans Excel.
Sélectionnons En-tête, puis dans la colonne libellé, ligne 1, écrivons comme nom de cet en-tête « Bilan ». Cet en-tête devra recevoir tous les comptes du bilan.
Double-cliquons dans la ligne suivante, puis sélectionnons 1 pour Actif ; ensuite, dans libellé, notons « ACTIF ». Répétons la même opération dans la troisième ligne pour le PASSIF.
Si tout s’est bien passé, nous devrions avoir une situation comme ci-dessous :
Nous avons de grands titres que nous devons sélectionner par la suite, mettre en gras, puis augmenter la taille à 14 à partir de l’onglet FORMAT.
Comptes de l’actif du bilan
À partir de l’onglet Édition, insérons environ 5 lignes sous ACTIF. Pour cela, cliquons sur ACTIF pour le sélectionner, ensuite sur Édition, puis sur Ajouter lignes…
Le logiciel nous offre la possibilité de spécifier le nombre de lignes à insérer.
Sous Actif, dans les lignes insérées, ajoutons les grands groupes de notre bilan tels que montrés sur le tableau de correspondance. Prenons soin de les mettre en gras, mais en gardant la taille à 12, comme elle l’est par défaut.
Ces groupes sont :
- AD IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
- AI IMMOBILISATIONS CORPORELLES
- AQ IMMOBILISATIONS FINANCIÈRES
- AZ TOTAL ACTIF IMMOBILISÉ
- BK TOTAL ACTIF CIRCULANT
- BT TOTAL TRÉSORERIE ACTIF
- BU ÉCART DE CONVERSION ACTIF
- BZ TOTAL GÉNÉRAL
Les groupes AD, AI et AQ sont totalisés dans AZ ; donc, dans leur colonne Gr, on écrit pour chacun AZ. Quant aux lignes AZ, BT et BK, elles devront être directement versées dans le total général ACTIF qui est BZ.
Nous allons ajouter des lignes au-dessus de chaque groupe pour y mettre des éléments qui doivent y être totalisés :
Dans IMMOBILISATIONS INCORPORELLES (AD), nous aurons :
- les frais de développement (AE)
- Brevets, licences, logiciels et droits similaires (AF)
- Fonds commercial et droit au bail (AG)
- Autres immobilisations incorporelles (AH).
Dans IMMOBILISATIONS CORPORELLES (AI), nous aurons :
- TERRAINS DONT PLACEMENTS EN NET (AJ)
- BÂTIMENTS DONT PLACEMENT EN NET (AK)
- AMÉNAGEMENTS, AGENCEMENTS ET INSTALLATIONS (AL)
- MATÉRIEL, MOBILIER ET ACTIFS BIOLOGIQUES (AM)
- MATÉRIEL DE TRANSPORT (AN)
- AVANCE ET ACOMPTES VERSÉS SUR IMMOBILISATIONS (AP).
Sous IMMOBILISATIONS FINANCIÈRES (AQ), nous aurons :
- TITRES DE PARTICIPATION (AR)
- AUTRES IMMOBILISATIONS FINANCIÈRES (AS).
Sous TOTAL ACTIF CIRCULANT, nous aurons :
- ACTIF CIRCULANT HAO (BA)
- STOCKS ET ENCOURS (BB)
- CRÉANCES ET EMPLOIS ASSIMILÉS (BG).
CRÉANCES ET EMPLOIS ASSIMILÉS devra contenir à son tour :
- Fournisseurs avances versées (BH)
- Clients (BI)
- Autres créances (BJ).
Sous TOTAL TRÉSORERIE-ACTIF, il y aura :
- Titres de placement (BQ)
- Valeurs à encaisser (BR)
- Banques, chèques postaux, caisse et assimilés (BS).
Enfin, un élément indépendant qui devra directement être totalisé dans le total général BZ, il s’agit de ÉCART DE CONVERSION ACTIF (BU).
Prise en compte des amortissements
Étant donné que ces comptes d’actif sont amortissables, subdivisons le Net, le Brut et la Dépréciation. Le Net devra être égal au Brut moins la Dépréciation (amortissement).
Par exemple, pour AE Frais de développement, nous aurons AE Net qui doit recevoir AE Brut et AE Amortissement.
En vous servant du tableau de correspondance, insérez les comptes des actifs et leur groupe de totalisation (colonne Gr), ainsi que leur BClasse (1 pour les comptes d’Actif).
Par exemple :
- AE Brut reçoit les comptes 211, 2181, 2191, tandis que AE Amortissement reçoit les comptes 2811, 2919, 2818 et 2919.
- AF Brut doit recevoir les comptes 212, 213, 214, 2193, tandis qu’AF Amortissement recevra les comptes 2812, 2813, 2814, 2912, 2913, 2914 et 2919.
- Etc.
Comptes de passif du bilan
Dans la même logique, toujours à l’aide du tableau de correspondance, vous allez configurer les comptes du passif :
Les grands groupes sont :
- CP TOTAL CAPITAUX PROPRES ET RESSOURCES ASSIMILÉES
- TOTAL RESSOURCES STABLES
- TOTAL PASSIF CIRCULANT
- TOTAL TRÉSORERIE PASSIF
- TOTAL GÉNÉRAL.
Tous ces grands groupes seront totalisés dans DZ Total général.
Le groupe CP devra contenir les éléments suivants :
- CA Capital
- CB Capital non appelé
- CD Primes liées au capital social
- CE Écarts de réévaluation
- CF Réserves indisponibles
- CG Réserves libres
- CH Report à nouveau
- CI Résultat net de l’exercice
- CL Subventions d’investissement
- CM Provisions réglementées.
DF renfermera CP et DD Total des dettes financières, qui à son tour renfermera :
- DA Emprunts et dettes financières diverses, dettes de location-acquisition, provisions pour risques et charges.
DP Total passif-circulant renfermera les éléments :
- DH Dettes circulantes HAO
- DI Clients, avances reçues
- DJ Fournisseurs d’exploitation
- DK Dettes fiscales et sociales
- DM Autres dettes
- DN Provisions pour risques à court terme.
DT Total-Trésorerie passif renfermera les éléments suivants :
- DQ Banques, crédits d’escompte
- DR Banques, établissements financiers et crédits de trésorerie.
Enfin, il y a l’élément indépendant Écart de conversion-Passif.
Même logique pour l’ajout des comptes de résultat.
Le groupe 00
Dans la comptabilité en partie double, la somme des soldes Débits (en positif) et Crédits (en négatif) doit toujours être égale à 0. Le groupe 00 est la ligne où sont additionnés tous les montants. C’est la “Summa summarum” de tous les soldes Débits et Crédits.
Registre des clients/fournisseurs
Insérez un * dans la même ligne que le titre « Registre clients/fournisseurs » ou dans une ligne vide (comme dans l’exemple). Saisissez 01 dans la même ligne que le titre « Clients ». Ensuite, saisissez 02 dans la même ligne que le titre « Créanciers (fournisseurs) ».
Je vous laisse la tâche d’ajouter également les comptes de résultat, étant donné que vous avez la logique.
Vous pouvez télécharger le fichier déjà configuré.
2) Configurons la TVA
Entrons dans le tableau TVA pour y configurer les codes TVA.
Créez deux groupes pour la TVA : TVA pour les ventes et TVA pour les achats, ainsi que leurs lignes de totalisation.
Insérez ensuite les différentes TVA pour les ventes et pour les achats en spécifiant leurs lignes de totalisation.