Définition des concepts de base
- Stocks : Ensemble des biens ou services dont l’entreprise est propriétaire et qui interviennent dans son cycle d’exploitation. Ils peuvent être :
- Consommés lors du premier usage (fournitures ou matières consommables),
- Vendus en l’état (marchandises) ou après un processus de production (produits en cours de fabrication, produits finis, etc.).
- Inventaire : Opération réalisée au moins une fois par an, généralement à la clôture de l’exercice, pour relever, en quantité et en valeur, l’ensemble des éléments actifs et passifs de l’entreprise.
- Emballages : Objets utilisés pour contenir, protéger et conditionner les produits ou marchandises livrés aux clients avec leur contenu.
- Intermédiaire de commerce : Personne physique ou morale agissant pour le compte d’une autre personne, commerçante ou non. La relation entre l’intermédiaire et le représenté naît d’un contrat de mandat.
- Inventaire comptable intermittent : Méthode d’organisation des stocks où un recensement périodique (au moins une fois par exercice) est réalisé, mesurant la quantité et la valeur des stocks.
- Inventaire comptable permanent : Méthode d’organisation des stocks permettant de suivre en continu les mouvements, et donc de connaître à tout moment la quantité et la valeur des stocks.
1. Documents de l’inventaire comptable permanent
L’entreprise achète des marchandises, matières premières et autres biens auprès de fournisseurs et vend des produits finis ou marchandises à ses clients. Les mouvements de stocks nécessitent l’utilisation de documents spécifiques pour suivre leur évolution de manière permanente.
1.1. Documents relatifs aux entrées de stocks
a) Circulation de l’information relative aux entrées de stocks
- L’entreprise envoie un Bon de commande au fournisseur via le service d’approvisionnement.
- Le fournisseur livre la marchandise accompagnée d’une Facture et d’un Bon de livraison.
- Le client réceptionne la marchandise grâce à un Bon de réception, ou retourne les produits avec un Bon de retour.
- Le transport des marchandises est assuré par un tiers (transporteur) qui émet un Bon de camionnage.
- L’entreprise constate l’entrée des marchandises avec un Bon d’entrée stock.
- Tous les mouvements d’entrée sont enregistrés dans une Fiche de stock pour un suivi permanent.
- L’entrée en stock est comptabilisée dans le Journal des achats.
b) Documents relatifs à l’entrée en stock
Parmi les documents précédemment cités, trois concernent spécifiquement les entrées en stock :
- Bon de réception ou Bon de camionnage : Atteste la réception des marchandises.
- Bon d’entrée stock : Confirme l’entrée effective des marchandises en stock.
- Fiche de stock : Enregistre la quantité, le coût unitaire et le coût total des entrées, des sorties et du stock final à chaque date.
1.2. Documents relatifs aux sorties de stocks
a) Circulation de l’information relative à la sortie de stocks
- Le client envoie une demande à l’entreprise via un Bon de commande.
- L’usine ou l’atelier demande des matières pour fabriquer des produits finis via un Bon matière.
- L’entreprise sort la marchandise ou les matières avec un Bon de sortie.
- La sortie est enregistrée dans la Fiche de stock (quantité et valeur).
- La marchandise est livrée au client accompagnée d’un Bon de livraison.
- Si des produits ne sont pas conformes, ils sont retournés avec un Bon de retour.
- La vente est comptabilisée dans le Journal des ventes.
b) Documents relatifs aux sorties de stocks
Quatre documents sont essentiels pour la gestion des sorties de stocks :
- Bon de sortie stock : Indique la quantité sortie de stock.
- Bon de livraison : Accompagne la marchandise livrée au client.
- Bon de retour : Mentionne les marchandises retournées pour non-conformité.
- Fiche de stock : Assure le suivi des mouvements d’entrée, de sortie et du stock final.