La lettre commerciale se compose de plusieurs éléments essentiels qui garantissent son efficacité, sa lisibilité et sa valeur légale. Ces parties permettent d’assurer une communication professionnelle fluide entre les entreprises et leurs interlocuteurs.
1. L’En-tête
L’en-tête regroupe les informations clés concernant l’expéditeur. Dans une lettre commerciale, cette section est souvent imprimée pour des raisons pratiques. Elle inclut généralement :
- Le nom de l’entreprise ou de la personne,
- L’adresse complète,
- Le numéro de téléphone et autres coordonnées comme le télex ou le numéro de compte postal (CCP).
Certains éléments sont obligatoires, notamment :
- La raison sociale de l’entreprise,
- Le numéro et lieu d’inscription au registre du commerce,
- Le capital social.
Pour les lettres personnelles, on indique à la main :
- Le nom complet,
- L’adresse,
- Ces informations sont placées en haut à droite de la page.
2. La Suscription
La suscription correspond à l’adresse du destinataire, également appelée vedette. Sa rédaction doit être précise pour faciliter la classification et éviter toute confusion. Elle se compose comme suit :
- Première ligne : Appellation (Monsieur, Madame) + prénom et nom,
- Deuxième ligne : Fonction ou titre éventuel,
- Troisième ligne : Numéro de rue et boîte postale,
- Quatrième ligne : Localité suivie du code postal,
- Cinquième ligne : Province et pays (si nécessaire).
Exemple :
Monsieur Laurent ILUNGA
Secrétaire comptable
53, Avenue Nyembo
2840 Lubumbashi
Haut-Katanga/RDC
3. La date
La date doit obligatoirement figurer dans une lettre, elle joue un rôle crucial pour marquer le moment de l’envoi et peut avoir une importance juridique en cas de litige. La formule correcte est : Lieu, quantième du mois, mois en toutes lettres, année complète.
Exemple :
Lubumbashi, le 23 septembre 2024
4.0 L’Objet ou rubrique
L’objet de la lettre, ou rubrique, précise en quelques mots le but de la correspondance. Cette mention facilite la gestion des courriers et informe directement le lecteur du sujet abordé.
Exemple :
Objet : votre facture n°HDJ01 du 17 septembre dernier
5. La référence
La référence permet d’identifier la lettre dans un échange commercial. Elle doit être reprise dans la réponse pour faciliter le suivi.
Exemple :
N/Réf : JD.RD/DP
6. La signature
La signature atteste que l’expéditeur approuve le contenu de la lettre. Elle doit être manuscrite et lisible, avec le nom du signataire tapé en dessous si nécessaire.
7. L’appellation
L’appellation est la manière d’adresser le destinataire. Dans le cadre professionnel, il est important d’utiliser des formules respectueuses selon la situation du destinataire (Monsieur, Madame, Maitre pour un avocat, etc.).
8. L’annexe
L’annexe indique les documents qui accompagnent la lettre. Il est important de spécifier leur nature et leur nombre.
Exemple :
Annexe : Photocopie du bordereau de retrait n°21002
9. Le texte proprement dit
Le texte est l’essence de la lettre. Il doit être structuré en paragraphes clairs avec un préambule, un corps de texte, et une conclusion précise. Le ton et le style doivent correspondre à la relation avec le destinataire.
9.1 Le préambule
Le préambule sert à introduire le sujet de la lettre. On peut répondre à une correspondance précédente, confirmer un échange verbal ou prendre l’initiative d’un nouveau contact.
9.2 Conclusion et Formule de Politesse
La conclusion doit clairement indiquer les attentes de l’expéditeur. La formule de politesse varie en fonction de l’importance du destinataire et de la relation existante.
Exemples :
- Nous vous prions de recevoir, Monsieur, nos salutations distinguées.
- Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments respectueux.